EXCEL 2010 BASICO

Concepto: es una hoja electrónica o llamada también hoja de cálculo, la cual permite trabajar todo lo relacionado a procesos numéricos y creación de gráficos estadísticos. Podemos utilizar este programa  en diferentes documentos laborales como para llevar la contabilidad, inventarios, controles de compras y ventas, facturación, lista de productos, etc.

Es importante conocer algunos conceptos, ya que en la práctica se habla de muchos términos como:

·         Un libro de trabajo: es el archivo que creamos con Excel, es decir todo lo que hacemos  en este programa se almacenará formando lo que se llama libro de trabajo. Cada vez que empezamos un nuevo trabajo con Excel, el número de libro irá variando. Los libros de trabajo son una herramienta de organización, ya que por ejemplo todas las hojas referidas a un mismo proyecto podrán agruparse a un solo libro.

·         Hojas: un libro de trabajo está formado por varias hojas, en principio constará de 3 hojas; aunque el número de hojas puede variar entre 1 hasta 255. Si observamos en la parte inferior de la ventana de Excel, encontraremos las diferentes hojas del libro de trabajo. Cada una de ellas nombradas como Hoja 1, Hoja 2, Hoja 3 y así sucesivamente.

·         Ficha de trabajo: son todas las opciones que nos presenta el menú principal de Excel, por ejemplo insertar.

·         Cintas de Opciones: son los íconos que forman parte de una ficha de trabajo, como archivo, inicio, insertar, diseño de página, formato, datos, etc.

·         Personalizar el entorno: permite agrupar diferentes herramientas que utilizamos de forma más frecuente. Todas estas opciones se encuentran en archivo, opciones, personalizar cinta; así mismo haciendo clic con el botón derecho sobre una pestaña y eligiendo la opción personalizar la cinta en el menú contextual, archivo, opciones y personalizar cinta de opciones.

·         Personalizar Cinta: nos permite elegir si queremos cambiar las fichas principales o las de herramientas. Los Cuadros que muestran una lista de comandos o fichas, cambiaran en función de lo que hayamos seleccionado en los desplegables.
Activar la opción de bajar celdas o moverse a la derecha, abajo, izquierda al dar ENTER.

Los componentes básicos de Excel, son los siguientes:

·         Fila: dispuestas de forma horizontal y representadas por números que van desde el 1 hasta 1,048, 576 filas.

·         Columnas: dispuestas de forma vertical representadas por letras que inician desde la A…

·         Celda: se compone de una columna y una fila.

·         Rango: es la relación que existe entre varias celdas relacionadas entre sí, y se representan por Celda Inicial: Celda Final, ejemplo C5: D5.

Tipos de datos en Excel:

-       Valores Constantes: es decir un dato que se introduce directamente en una celda, puede ser un número, una hora o fecha, un texto.

-       Número: si los caracteres tecleados numéricos por defecto quedan alineados a la derecha, perfectamente podemos cambiarlos o alinearlos a la izquierda.

-       Texto: si todos los caracteres tecleados son letras o símbolos, por defecto Excel los deja alineados a la izquierda.

-       Fecha y Hora: se refiere a los datos introducidos como una cadena de caracteres, con formato fecha o lo que indicamos expresamente con la opción FORMATO DE CELDA.

-       Fórmula: es un operador matemático para el cálculo de todo tipo de operaciones que  automáticamente nos ofrece este programa, siempre y cuando podamos colocar los datos en forma ordenada.

-       Operadores Matemáticos: se utilizan para calcular un valor a partir de 2, o más números o para cambiar el signo de un número de positivo a negativo o viceversa. Entre ellos podemos mencionar los Operadores de Comparación, de concatenación de textos y operadores de referencia.

Cuando queremos modificar datos, hay que tener presente que en cada una de las celdas de la hoja, es posible introducir textos, números o fórmulas. En todos los casos se debe tomar de tomar en cuenta lo siguiente:

-  Situar el cursor sobre la celda donde se van a introducir los datos los cuales al teclearlos, aparecerán tanto en la celda activa y en la barra de fórmulas.

-  Para introducir el valor en la celda, se puede utilizar: intro, teclas de movimiento y cuadro de aceptación.

Excel también nos proporciona la opción de auto- relleno y formato manual de celdas.

EDICIÓN DE DATOS Y FÓRMULAS. TIPOS DE DATOS. Antes de definir como se editan datos y fórmulas vamos ha recordar algunos conceptos: En una hoja de cálculo Excel podemos introducir: datos numéricos y/o de texto. fechas, horas, valores lógicos y fórmulas. Al ser evaluadas por Excel, este nos devuelve un valor numérico, lógico (VERDADERO y FALSO), una fecha o un error. Al introducir un dato en una celda, Excel lo interpreta como: Un texto si introducimos un carácter no numérico. Un número si introducimos un carácter numérico. Una formula si introducimos como primer carácter el símbolo igual o más, ( = , +) En los datos numéricos Excel utiliza por defecto las comas para indicar el valor decimal y el punto para los miles como observamos en la celda C2. Para cambiar la configuración internacional Excel, elegiremos la opción: “Herramientas>Opciones”, abrimos la ficha “Internacional” y desmarcamos la opción “Usar separadores del sistema” e introducimos los separadores que deseemos. En algunas ocasiones Excel interpreta un dato de manera diferente a como queremos. Por ejemplo: al introducir en una celda el dato 1-5, Excel lo interpreta como fecha (1 de mayo) y no como texto. lo mismo ocurre si introducimos 2:6 que lo interpreta como hora (las 2 horas y 6 minutos). Para solucionar este inconveniente: Nos situaremos en la celdilla que queremos cambiar de formato, Desplegaremos la ventana “Formato de celdas”, mediante “Control 1” o bien pulsando el botón derecho del ratón, Elegimos la opción “Texto” para que Excel interprete el dato introducido como texto. TRUCO: Podemos usar una comilla delante, ‘1-5, para que Excel interprete el valor como texto en lugar de cómo fecha, así nos evitaremos cambiar el formato de la celda. La comilla no aparece en la celda, solo actúa como indicador.
Ejercicio: