Microsoft Office Excel 2010 admite muchos tipos de gráficos para ayudarnos a mostrar datos de forma comprensible para el usuario.

Puede crear un gráfico en su propia hoja o como objeto incrustado en una hoja de cálculo.

Los gráficos son visualmente llamativos y facilitan a los usuarios la visualización de comparaciones, tramas y tendencias de los datos. Existen varios tipos de gráficos: columna, barras, XY o de dispersión, cotizaciones, burbujas, radiales, línea, superficie y de anillos.

Ejercicios:
 ¿Cómo crear gráficos?

1.- Lo primero que debemos hacer para crear un gráfico en Excel es organizar los datos que deseas trazar. Es decir, acomodar los datos en columnas y filas de manera que Excel pueda “entender” la información y crear el gráfico.

2.- Una vez organizada la información debes seleccionar el rango completo para indicar a Excel que trazará el gráfico utilizando como base dicha información.

3.-El siguiente paso para crear un gráfico en Excel es ir a la ficha Insertar, y dentro del grupo Gráficos hacer clic en el tipo de gráfico que ha decidido crear. Para este ejemplo se ha decidido crear un gráfico de columnas por lo que  se debe hacer clic sobre Columna y seleccionar la primera de las opciones.

4.- Justo después de haber seleccionado el gráfico que se desea, Excel lo incrustará en la hoja o en una hoja diferente:

1.- Línea de cuadrícula principal: Excel crea los valores de los ejes a partir de los datos de la hoja de cálculo.

2.- Nombres de categoría: Excel utiliza los títulos de las columnas o de las filas de datos de la hoja de cálculo para asignar nombres a los ejes de las categorías.

Nombres de series de datos del gráfico: Excel también utiliza los títulos de las columnas o de las filas de datos de la hoja de cálculo para los nombres de las series.

Gráficos incrustados: Un gráfico incrustado se considera un objeto gráfico y se guarda como parte de la hoja de cálculo en la que se ha creado. Utilice este tipo de gráficos cuando desee mostrar o imprimir uno o varios gráficos con los datos de la hoja de cálculo.

Hojas de gráficos: una hoja de gráficos es una hoja independiente del libro que tiene su propio nombre de hoja. Utilice una hoja de gráficos cuando desee ver o modificar gráficos complejos o de gran tamaño con independencia de la hoja de cálculo, o bien cuando necesite dejar espacio libre en la pantalla mientras trabaja en la hoja de cálculo.

El formato condicional en Excel es una manera de hacer que la herramienta aplique un formato especial para aquellas celdas que cumplen con ciertas condiciones. Por ejemplo, se puede utilizar el formato condicional para cambiar el color de las celdas que tienen un valor negativo.

Razón para utilizar el formato condicional: siempre tiene la opción de aplicar manualmente un formato a cada una de las celdas que cumplen con una condición, pero eso se puede convertir en un proceso largo y repetitivo, especialmente si tiene una tabla de datos muy grande y que cambia frecuentemente. Es por eso que el formato condicional puede hacer más fácil la tarea de cambiar automáticamente el formato de la celda que cumple con ciertos criterios.

Inmovilizar

Para poder ver 2 áreas de una hoja en Excel y bloquear filas y/o columnas, puede usar la opción "Inmovilizar paneles".
Para inmovilizar paneles, se seleccionan filas o columnas específicas que permanezcan visibles al desplazarse por la hoja de cálculo.

 Inmovilizar o bloquear filas y columnas

1. Para inmovilizar filas: Seleccione la fila situada debajo del punto en el que desea que aparezca la división.

2- Ubicarnos en cualquier celda debajo de la fila 1.

Inmovilizar

Para poder ver 2 áreas de una hoja en Excel y bloquear filas y/o columnas, puede usar la opción "Inmovilizar paneles".

Para inmovilizar paneles, se seleccionan filas o columnas específicas que permanezcan visibles al desplazarse por la hoja de cálculo.

¿Cómo inmovilizar o bloquear filas y columnas?

Para inmovilizar filas se selecciona la fila situada debajo del punto en el que desea que aparezca la división.

En el grupo Ventana, se hace clic en Inmovilizar paneles y seleccione la opción Inmovilizar fila superior.

Para inmovilizar columnas se selecciona la columna situada a la derecha del punto en el que desea que aparezca la división.

Ejercicios:

Digite la siguiente tabla para determinar ¿cuántos hombres hay?

 

Función SUMAR. SI.

La función SUMAR. SI,  permite sumar valores de un rango de acuerdo a un criterio o condición.

La función SUMAR.SI tiene 3 parámetros:
El primero es la referencia o el rango que contiene los valores sobre los que se evaluará la condición.
El segundo es el que contiene el criterio a aplicar con el objeto de determinar que se debe sumar y que datos se omiten.
El tercero es opcional, esto quiere decir que si la condición está en el mismo rango donde se efectúa la suma, no hace falta el tercer parámetro, pero si el criterio está en un rango y donde se hace la suma en otro (u otros) rangos, entonces tiene que colocarse el tercer parámetro.

Ejercicios:

Una inmobiliaria tiene un listado con el valor de las propiedades que se vendieron en Enero y quiere saber la suma de aquellas que superaron los $160.000. Para obtener la respuesta deberán emplear la función SUMAR.SI.

Ejercicios:

 

Concepto: es una hoja electrónica o llamada también hoja de cálculo, la cual permite trabajar todo lo relacionado a procesos numéricos y creación de gráficos estadísticos. Podemos utilizar este programa  en diferentes documentos laborales como para llevar la contabilidad, inventarios, controles de compras y ventas, facturación, lista de productos, etc.

Es importante conocer algunos conceptos, ya que en la práctica se habla de muchos términos como:

·         Un libro de trabajo: es el archivo que creamos con Excel, es decir todo lo que hacemos  en este programa se almacenará formando lo que se llama libro de trabajo. Cada vez que empezamos un nuevo trabajo con Excel, el número de libro irá variando. Los libros de trabajo son una herramienta de organización, ya que por ejemplo todas las hojas referidas a un mismo proyecto podrán agruparse a un solo libro.

·         Hojas: un libro de trabajo está formado por varias hojas, en principio constará de 3 hojas; aunque el número de hojas puede variar entre 1 hasta 255. Si observamos en la parte inferior de la ventana de Excel, encontraremos las diferentes hojas del libro de trabajo. Cada una de ellas nombradas como Hoja 1, Hoja 2, Hoja 3 y así sucesivamente.

·         Ficha de trabajo: son todas las opciones que nos presenta el menú principal de Excel, por ejemplo insertar.

·         Cintas de Opciones: son los íconos que forman parte de una ficha de trabajo, como archivo, inicio, insertar, diseño de página, formato, datos, etc.

·         Personalizar el entorno: permite agrupar diferentes herramientas que utilizamos de forma más frecuente. Todas estas opciones se encuentran en archivo, opciones, personalizar cinta; así mismo haciendo clic con el botón derecho sobre una pestaña y eligiendo la opción personalizar la cinta en el menú contextual, archivo, opciones y personalizar cinta de opciones.

·         Personalizar Cinta: nos permite elegir si queremos cambiar las fichas principales o las de herramientas. Los Cuadros que muestran una lista de comandos o fichas, cambiaran en función de lo que hayamos seleccionado en los desplegables.
Activar la opción de bajar celdas o moverse a la derecha, abajo, izquierda al dar ENTER.

Los componentes básicos de Excel, son los siguientes:

·         Fila: dispuestas de forma horizontal y representadas por números que van desde el 1 hasta 1,048, 576 filas.

·         Columnas: dispuestas de forma vertical representadas por letras que inician desde la A…

·         Celda: se compone de una columna y una fila.

·         Rango: es la relación que existe entre varias celdas relacionadas entre sí, y se representan por Celda Inicial: Celda Final, ejemplo C5: D5.

Tipos de datos en Excel:

-       Valores Constantes: es decir un dato que se introduce directamente en una celda, puede ser un número, una hora o fecha, un texto.

-       Número: si los caracteres tecleados numéricos por defecto quedan alineados a la derecha, perfectamente podemos cambiarlos o alinearlos a la izquierda.

-       Texto: si todos los caracteres tecleados son letras o símbolos, por defecto Excel los deja alineados a la izquierda.

-       Fecha y Hora: se refiere a los datos introducidos como una cadena de caracteres, con formato fecha o lo que indicamos expresamente con la opción FORMATO DE CELDA.

-       Fórmula: es un operador matemático para el cálculo de todo tipo de operaciones que  automáticamente nos ofrece este programa, siempre y cuando podamos colocar los datos en forma ordenada.

-       Operadores Matemáticos: se utilizan para calcular un valor a partir de 2, o más números o para cambiar el signo de un número de positivo a negativo o viceversa. Entre ellos podemos mencionar los Operadores de Comparación, de concatenación de textos y operadores de referencia.

Cuando queremos modificar datos, hay que tener presente que en cada una de las celdas de la hoja, es posible introducir textos, números o fórmulas. En todos los casos se debe tomar de tomar en cuenta lo siguiente:

-  Situar el cursor sobre la celda donde se van a introducir los datos los cuales al teclearlos, aparecerán tanto en la celda activa y en la barra de fórmulas.

-  Para introducir el valor en la celda, se puede utilizar: intro, teclas de movimiento y cuadro de aceptación.

Excel también nos proporciona la opción de auto- relleno y formato manual de celdas.

EDICIÓN DE DATOS Y FÓRMULAS. TIPOS DE DATOS. Antes de definir como se editan datos y fórmulas vamos ha recordar algunos conceptos: En una hoja de cálculo Excel podemos introducir: datos numéricos y/o de texto. fechas, horas, valores lógicos y fórmulas. Al ser evaluadas por Excel, este nos devuelve un valor numérico, lógico (VERDADERO y FALSO), una fecha o un error. Al introducir un dato en una celda, Excel lo interpreta como: Un texto si introducimos un carácter no numérico. Un número si introducimos un carácter numérico. Una formula si introducimos como primer carácter el símbolo igual o más, ( = , +) En los datos numéricos Excel utiliza por defecto las comas para indicar el valor decimal y el punto para los miles como observamos en la celda C2. Para cambiar la configuración internacional Excel, elegiremos la opción: “Herramientas>Opciones”, abrimos la ficha “Internacional” y desmarcamos la opción “Usar separadores del sistema” e introducimos los separadores que deseemos. En algunas ocasiones Excel interpreta un dato de manera diferente a como queremos. Por ejemplo: al introducir en una celda el dato 1-5, Excel lo interpreta como fecha (1 de mayo) y no como texto. lo mismo ocurre si introducimos 2:6 que lo interpreta como hora (las 2 horas y 6 minutos). Para solucionar este inconveniente: Nos situaremos en la celdilla que queremos cambiar de formato, Desplegaremos la ventana “Formato de celdas”, mediante “Control 1” o bien pulsando el botón derecho del ratón, Elegimos la opción “Texto” para que Excel interprete el dato introducido como texto. TRUCO: Podemos usar una comilla delante, ‘1-5, para que Excel interprete el valor como texto en lugar de cómo fecha, así nos evitaremos cambiar el formato de la celda. La comilla no aparece en la celda, solo actúa como indicador.
Ejercicio: